Otomatisasi perkantoran

Otomatisasi perkantoran

1.      Definisi Otomatisasi perkantoran

Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

2.      Tujuan Otomatisasi Perkantoran

OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:

1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional - percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.

4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet, satelit, dll.

5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

3.      Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik

4.     Dampak Otomatisasi Perkantoran

1.       Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan

  Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.

  Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.

  Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.

  Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.

2. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang yang memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran.

Adanya berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.

3. Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat.

Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.

4. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.

Akibat kemanjuan teknologi manajemen dapat berada dalam kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

Otomatisasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan terhadap pegawai. Mereka tidak lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi masih dibutuhkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan input bagi mesin, menjalankan mesin dan menerjemahkan output mesin.

Dapat disimpulkan dampat otomatisasi perkantoran terhadap pekerjaan kantor merupakan sesuatu yang biasa, dapat disamakan dengan pergantian tenaga kerja yang satu dengan lainnya.

Bentuk-Bentuk Komunikasi

ü Komunikasi Intra personal

Komunikasi Intrapibadi secara harfiah dapat diartikan sebagai komunikasi dengan diri sendiri. Hal ini menyangkut proses disaat diri (self) menerima stimuli dari lingkungan untuk kemudian melakukan proses internalisasi. Hal ini sering dijelaskan dengan proses ketika seseorang melakukan proses persepsi, yaitu proses ketika seseorang mengintrepretasikan dan memberikan makna pada stimuli atau objek yang diterima panca inderanya.

ü Komunikasi Inter Personal

Secara umum komunikasi antar pribadi dapat diartikan sebagai proses pertukaran makna orang-orang yang saling berkomunikasi.

n  Pertama, K.A.P dimulai dengan diri pribadi (self). Berbagai persepsi komunikasi yang menyangkut pengamatan dan pemahaman berangkat dari diri sendiri.

n  Kedua, KAP bersifat transaksional, hal ini mengacu pada tindakan pihak-pihak yang berkomunikasi secara serempak mengirim dan menerima pesan.

n  Ketiga, KAP, mencangkup isi pesan dan hubungan yang bersifat pribadi (intimacy). Maksudnya, KAP tidak hanya sekedar berkenaan dengan isi pesan, tapi juga menyangkut siapa partner kita dalam berkomunikasi.

n  Keempat,  KAP mensyaratkan adanya kedekatan fisik anatar pihak-piha yang berkomunikasi.

n  Kelima, partisipan dalam KAP terlibat secara interdependent atau saling bergantung satu dengan lainnya.

n  Keenam, Komunikasi tidak dapat diubah atau diulang, jika kita sudah salah mengucapkan sesuatu kepada lawan bicara kita, mungkin kita bisa minta maaf, tetapi tidak berarti menghapus apa yang pernah kita ucapkan.

ü Komunikasi Kelompok

Secara umum komunikasi kelompok dapat diartikan sebagai interaksi tatap muka dari tiga atau lebih individu guna memperoleh maksud dan tujuan yang dikehendaki. Seperti berbagi informasi, pemeliharaan diri (self maintenance) atau pemecahan masalah, sehingga menumbuhkan karakteristik pribadi masing-masing anggotanya.

n  Pertama, Tatap muka, mengandung makna bahwa dalam komunikasi kelompok setiap anggotanya harus dapat melihat dan mendengan anggota lainnya.

n  Kedua, Jumlah partisipan dalam komunikasi kelompok berkisar tiga orang atau lebih. 

n  Ketiga, Maksud dan tujuan dari komunikasi kelompok adalah untuk berbagi informasi, dan pemeliharaan diri (self maintenance). Jika tujuan komunikasi kelompok adalah berbagi informasi, maka komunikasi yang dilakukan adalah dimaksudkan untuk menanamkan pengetahuan. Jika tujuannya untuk pemeliharaan diri biasanya komunikasinya dituyjuan sebagai pemuasan kebutuhan pribadi anggota-anggotanya.

n  Keempat, Kemampuan anggota untuk menumbuhkan karakteristik personal anggota lainnya. Maksudnya adalah secara tidak langsung masing-masing anggota berhubungan tidak saja dalam konteks kelompok, tetapi juga melibatkan sentuan antar pribadi.

ü Komunikasi Organisasi

            Komunikasi organisasi secara sederhana dapat didefinisikan sebagai  komunikasi antar manusia (human communication) yang terjadi dalam  konteks organisasi.

Dari pengertian tersebut, maka kita dapat memahami bahwasannya komunikasi organisasi adalah proses komunikasi yang berlangsung secara formal maupun non formal dalam sebuah system yang disebut organisasi. Yang bentuknya bisa diidentifikasikan dalam :

-          Downward Communication

-          Upward Communication

-          Horizontal Communication

ü Komunikasi Massa

Suatu proses dimana organisasi media memproduksi dan menyebarkan pesan kepada public secara luas. Disisi lain komunikasi massa juga diartikan sebagai proses komunikasi dimana, pesan dari media dicari, digunkan dan dikonsumsi oleh audiens.

Dari batasan singkat tersebut, kita dapat melihat bahwasannya karakteristik utama komunikasi massa adalah adanya media massa sebagai alat dalam penyebaran pesannya.

ü Ciri Komunikasi Massa

n  Komunikator melembaga

n  Pesan  :

            - Publicly

            - Rapidly

            - Transient

n  Keserempakan

n  Khalayak : Heterogen dan Anonim

n  Feed back tertunda

n  Media: Mass media

ü Siapa Komunikator Dalam Komunikasi Massa ?

n  Komunikator dalam komunikasi massa bersifat melembaga (terorganisir)

n  Seluruh pegawai non administratif yang terlibat dalam proses, seleksi, pengolahan, dan produksi pesan komunikasi massa.

ü Media Massa Sebagai Intitusi

n  Memiliki aktifitas pokok, memproduksi dan mendistribusikan informasi.

n  Berada pada Public sphere

n  Terorganisir dan professional.

n  Powerless and Free

n  Sender and receiver voluntary

Tujuan, Fungsi, Faktor Administrasi Perkantoran

Kegiatan Manajemen Administrasi

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.

Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.

Pengadministrasian seluruh kegiatan.

Menginventarisasi peralatan kantor.

Tujuan Manajemen Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut G.R. Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu :

Membantu perusahaan memelihara persaingan.

Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat

Membuat catatan dengan biaya minimal

Memberikan semua keterangan yang lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien

Memberikan catatan & laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.

Fungsi Manajemen Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain :

Pengendalian & pengawasan

Pengarahan & pengawasan

Pengarahan

Manajemen

Pengawasan

Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian

Manajemen & pengarahan

Tata laksana/penyelenggaraan

Pelaksana secara efisien

Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson :

Persyaratan

Metode

Pegawai

Material perlengkapan

Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yang terkait menurut H.Mac Donald :

Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical Factor)

Biaya perkantoran (Office Costs)

Haluan atau kebijakan perkantoran (Office Policies)

Kepegawaian perkantoran (Office Personel)

Metode perkantoran (Office Methods)

Perlengkapan perkantoran (Office Equipment)

Bidang kerja dalam Manajemen Perkantoran menurut Charles O. Libbey :

Peralatan & mesin (Appliance and Machine)

Perbekalan & alat tulis (Supplies and Stationery)

Metode (Methods)

Tata warkat (Records)

Kontrol pejabat pimpinan (Executive Controls)

Ruang perkantoran (Office Space)

Komunikasi (Communications)

Kepegawaian kantor (Office Personnel)

Perabotan dan perlengkapan kantor (Furniture and Equipment)

Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:

Menggandakan (Duplicating)

Mengirim surat (Mailing)

Mengetik (Typing)

Menghitung (Calculating)

Menyimpan warkat/arsip (Filing)

Menelepon (Telephoning)

Memeriksa (Checking)

Etika Menerima Tamu

Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :

• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
• Berikan sapaan ramah kepada tamu.

1.Penanganan Ruangan Tamu

Sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :
• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :
- buku tamu
- kartu pengenal tamu
- majalah/koran
- brosur/katalog perusahaan
- tempat sampah/asbak
• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.

2. Tata Cara Mengantar dan Melayani Tamu

a)     Jangan membeda-bedakan tamu

b)     Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan

c)      Apabila tamu datang segera sambut

d)     Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menuju kearah dengan telunjuk adalah sifat yang tidak sopan.

e)     Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan berjalan agak ke depan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok ke belakang untuk memperhatikan jalan tamu.

f)       Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam

g)     Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu di ruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor

Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :

a)    Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat

b)    Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan.

c)     Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.

d)     Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis di kertas catatan.

e)    Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.

Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :
a. Bersikap sopan dan ramah
b. Berkepribadian menarik
c. Bijaksana
d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainnya.

Cara Pelayanan Tamu Kantor
Sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
1. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
 2. Memberikan kesan yang paling menyenangkan
 3. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat.
 4. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.
5.  Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu.
6. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang diungkapkan oleh tamu.
7. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agar meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.

Jenis-jenis Tamu dan Cara Pelayanannya:

Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:

1. Tamu dengan perjanjian
2. Tamu tak dikenal
3. Tamu yang menolak memberitahu keperluannya mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut. Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.
4. Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan
5. Anggota keluarga atau teman atasan
6. Tamu yang tak diingikan
7. Pramuniaga atau salesman
8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik
9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretaris

10.         Tamu ketika atasan membatalkan janji