Kantor

1. Pengertian Kantor

Perkantoran kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah menjelaskan pengertian kantor yang bisa berarti:

1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis
2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi.
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.

Sedang perkataan bahasa Inggris “Office” dapat berarti:

1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task function).
2. Jabatan (tenure of official position).
3. Markas tau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department, etc.)
4. Jasa pelayanan (service, kind help)
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties)
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place building, rooms, of bussiness and clerical works).

Dari berbagai pengertian perkataan “kantor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan  sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi.
2. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi.
   Jadi, menurut saya: Kantor adalah suatu wadah atau ruangan dimana di dalamnya terdapat kegiatan-kegiatan perkantoran seperti mencatat, mengarsipkan dokumen, korespondensi dan kegiatan kantor lainnya.

Korespondensi dalam bahasa Inggris

Dalam dunia perkantoran, tentu dalam korespondensipun tidak hanya dengan antar perusahaan di dalam negeri tetapi ada juga hubungan komunikasi dengan perusahaan di luar negeri, karena itu diperlukan surat menyurat dalam bahasa Inggris.

Kali ini, Anda akan lebih memahami untuk membuat surat berbahasa Inggris.

1. Surat Permintaan

Surat Permintaan (Enquiry Letter) adalah surat yang berasal dari suatu perusahaan kepada perusaan lain yang menjual atau memproduksi baarang. Surat permintaan (Enquiry Letter) dibuat oleh suatu perusahaan dengan maksud ditulis untuk mendapatkan informasi tentang: mutu, harga barang, potongan, caara pembayara, dan waktu pengiriman barang. 

Hal-hal yang perlu disampaikan dalam menulis Equiry letter

a. kalimat-kalimat pembuka :

         - your name has been given to us by the British Chamber of Commerce Hamburg

b. Kalimat –kalimat lanjutnya yang berisi tentang kondisi pasar :

         - there is a high demand here for high-quality sport  shirt of the type you

            manufacture.

c. Kalimat-kalimat meminta informasi :

         - Will you please send us your catalogue and price list for .......

d. Kalimat-kalimat penutup

          - we are looking forward to hearing from you

2. Balasan terhadap Equiry Letter (Replies)

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membalas equiry letter ialah :

a.Mengucapkan terima kasih atas surat enquiry (surat permintaan) yang dikirimkan

b.Berikan informasi yang diminta : katalog, daftar harga, tanggal pengriman, dan sebagainya

c.Berikan informasi tambahan ,jika perlu

d.Tutuplah surat dengan kata-kata yang merangsang untuk memberikan pesanan 

Kalimat-kalimat pembuka untuk memulai Surat Balasan Enquiry adalah sebagai berikut :

a.Many thanks for your enquiry of...

b.We are pleased to have your enquiry about...

c.We thank you for your letter of 6th January in which you enquire about...

d.In reply to your enquiry of 8 August we are enclosing...

e.Replying to your enquiry of 2 June...

Surat Pesanan (Order Letter)

Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa tertentu dari pembeli kepada penjual. Biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat penawaran atau daftar harga.

Kesulitan dalam pelaksanaan pelaksanaan pengiriman barang yang dipesan:

a.Barang-barang yang dipesan tidak ada lagi persediaannya

b.Seorang langganan meminta persyaratan khusus, misalnya: menunda pembayaran, penangguhan pengiriman dan sebagainya

c.Calon pembeli merupakan langganan baru yang harus diteliti kredibilitasnya dan untuk keperluan semacam ini biasanya si penjual meminta dua referensi.

Hal-hal yang diperhatikan dalam menulis Order Letter

Dalam pembuka:

a.Thank you for your offer of 1 July, which we accept on the terms quoted.

Dalam kualitas dan kondisi yang diinginkan

a.Weight and colour must be as sample supplied.

Dalam meminta harga dan potongannya

a. We agree to your price, but should like to know if you are prepared to grant us discount of 5% for a quanity of 2000.

Surat Keluhan (Complaint Letter)

Surat Keluhan adalah surat pemberitahuan kepada penjual atau pemilik barang yang tidak sesuai dengan pesanan dan disertai dengan tuntutan penyelesaian.

Surat Keluhan atau (Complain Letter) biasanya ditulis jika terjadi hal-hal seperti berikut :

1.Pengiriman barang yang terlambat.

2.Pengiriman barang yang salah atau rusak.

3.Pengiriman barang yang kurang atau lebih.

4.Mutu barang yang tidak sesuai.

Kalimat-kalimat yang diperlukan dalam menulis Surat Keluhan (Complaint Letter)•Mengenai barang yang salah atau mutunya rendah

a.You have supplied goods below standard we expected from samples

•Mengenai barang yang kurang

a.You have short-shipped this consignment by 100 kgs.

•Mengenai keterlambatan barang

a.Any delay now will cause us a loss of bussines.

•Mengenai pengepakan yang buruk

a.We regret that we have to complain about the way the goods packed.

Otomatisasi perkantoran

Otomatisasi perkantoran

1.      Definisi Otomatisasi perkantoran

Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

2.      Tujuan Otomatisasi Perkantoran

OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:

1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional - percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.

4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet, satelit, dll.

5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

3.      Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik

4.     Dampak Otomatisasi Perkantoran

1.       Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan

  Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.

  Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.

  Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.

  Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.

2. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang yang memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran.

Adanya berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.

3. Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat.

Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.

4. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.

Akibat kemanjuan teknologi manajemen dapat berada dalam kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

Otomatisasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan terhadap pegawai. Mereka tidak lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi masih dibutuhkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan input bagi mesin, menjalankan mesin dan menerjemahkan output mesin.

Dapat disimpulkan dampat otomatisasi perkantoran terhadap pekerjaan kantor merupakan sesuatu yang biasa, dapat disamakan dengan pergantian tenaga kerja yang satu dengan lainnya.

Bentuk-Bentuk Komunikasi

ü Komunikasi Intra personal

Komunikasi Intrapibadi secara harfiah dapat diartikan sebagai komunikasi dengan diri sendiri. Hal ini menyangkut proses disaat diri (self) menerima stimuli dari lingkungan untuk kemudian melakukan proses internalisasi. Hal ini sering dijelaskan dengan proses ketika seseorang melakukan proses persepsi, yaitu proses ketika seseorang mengintrepretasikan dan memberikan makna pada stimuli atau objek yang diterima panca inderanya.

ü Komunikasi Inter Personal

Secara umum komunikasi antar pribadi dapat diartikan sebagai proses pertukaran makna orang-orang yang saling berkomunikasi.

n  Pertama, K.A.P dimulai dengan diri pribadi (self). Berbagai persepsi komunikasi yang menyangkut pengamatan dan pemahaman berangkat dari diri sendiri.

n  Kedua, KAP bersifat transaksional, hal ini mengacu pada tindakan pihak-pihak yang berkomunikasi secara serempak mengirim dan menerima pesan.

n  Ketiga, KAP, mencangkup isi pesan dan hubungan yang bersifat pribadi (intimacy). Maksudnya, KAP tidak hanya sekedar berkenaan dengan isi pesan, tapi juga menyangkut siapa partner kita dalam berkomunikasi.

n  Keempat,  KAP mensyaratkan adanya kedekatan fisik anatar pihak-piha yang berkomunikasi.

n  Kelima, partisipan dalam KAP terlibat secara interdependent atau saling bergantung satu dengan lainnya.

n  Keenam, Komunikasi tidak dapat diubah atau diulang, jika kita sudah salah mengucapkan sesuatu kepada lawan bicara kita, mungkin kita bisa minta maaf, tetapi tidak berarti menghapus apa yang pernah kita ucapkan.

ü Komunikasi Kelompok

Secara umum komunikasi kelompok dapat diartikan sebagai interaksi tatap muka dari tiga atau lebih individu guna memperoleh maksud dan tujuan yang dikehendaki. Seperti berbagi informasi, pemeliharaan diri (self maintenance) atau pemecahan masalah, sehingga menumbuhkan karakteristik pribadi masing-masing anggotanya.

n  Pertama, Tatap muka, mengandung makna bahwa dalam komunikasi kelompok setiap anggotanya harus dapat melihat dan mendengan anggota lainnya.

n  Kedua, Jumlah partisipan dalam komunikasi kelompok berkisar tiga orang atau lebih. 

n  Ketiga, Maksud dan tujuan dari komunikasi kelompok adalah untuk berbagi informasi, dan pemeliharaan diri (self maintenance). Jika tujuan komunikasi kelompok adalah berbagi informasi, maka komunikasi yang dilakukan adalah dimaksudkan untuk menanamkan pengetahuan. Jika tujuannya untuk pemeliharaan diri biasanya komunikasinya dituyjuan sebagai pemuasan kebutuhan pribadi anggota-anggotanya.

n  Keempat, Kemampuan anggota untuk menumbuhkan karakteristik personal anggota lainnya. Maksudnya adalah secara tidak langsung masing-masing anggota berhubungan tidak saja dalam konteks kelompok, tetapi juga melibatkan sentuan antar pribadi.

ü Komunikasi Organisasi

            Komunikasi organisasi secara sederhana dapat didefinisikan sebagai  komunikasi antar manusia (human communication) yang terjadi dalam  konteks organisasi.

Dari pengertian tersebut, maka kita dapat memahami bahwasannya komunikasi organisasi adalah proses komunikasi yang berlangsung secara formal maupun non formal dalam sebuah system yang disebut organisasi. Yang bentuknya bisa diidentifikasikan dalam :

-          Downward Communication

-          Upward Communication

-          Horizontal Communication

ü Komunikasi Massa

Suatu proses dimana organisasi media memproduksi dan menyebarkan pesan kepada public secara luas. Disisi lain komunikasi massa juga diartikan sebagai proses komunikasi dimana, pesan dari media dicari, digunkan dan dikonsumsi oleh audiens.

Dari batasan singkat tersebut, kita dapat melihat bahwasannya karakteristik utama komunikasi massa adalah adanya media massa sebagai alat dalam penyebaran pesannya.

ü Ciri Komunikasi Massa

n  Komunikator melembaga

n  Pesan  :

            - Publicly

            - Rapidly

            - Transient

n  Keserempakan

n  Khalayak : Heterogen dan Anonim

n  Feed back tertunda

n  Media: Mass media

ü Siapa Komunikator Dalam Komunikasi Massa ?

n  Komunikator dalam komunikasi massa bersifat melembaga (terorganisir)

n  Seluruh pegawai non administratif yang terlibat dalam proses, seleksi, pengolahan, dan produksi pesan komunikasi massa.

ü Media Massa Sebagai Intitusi

n  Memiliki aktifitas pokok, memproduksi dan mendistribusikan informasi.

n  Berada pada Public sphere

n  Terorganisir dan professional.

n  Powerless and Free

n  Sender and receiver voluntary