Surat-Menyurat

A.    Pengertian Surat Menyurat

Ø  Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).

Ø  Buku Manajemen Sekretaris :

Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.

B.    Fungsi dan Penggolongan Surat

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :

1.      Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.

2.      Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.

3.      Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.

4.      Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.

5.      Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

Dalam bukunya Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :

a.      Menurut wujud surat

1.      kartu pos

2.      warkat pos

3.      surat bersampul

4.      nota

5.      telegram

6.      surat pengantar

b.      Menurut tujuan surat :

1.      surat pemberitahuan

2.      surat perintah

3.      surat permintaan/permohonan

4.      surat panggilan/teguran

5.      surat peringatan

6.      surat keputusan

7.      surat perjanjian

8.      surat laporan

9.      surat pesanan

10.  surat penawaran

c.      Menurut sifat isi dan asal surat :

1.      surat dinas

2.      surat niaga

3.      surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi)

d.      Menurut jumlah penerima surat :

1.      surat biasa

2.      surat edaran

3.      surat pengumuman

e.      Menurut keamanan isi surat :

1.      surat sangat rahasia

2.      surat segera

3.      surat biasa

f.        Menurut prosedur pengurus surat :

1.      surat masuk

2.      surat keluar

g.      Menurut jangkauan surat :

1.      surat intern

2.      surat ekstern

C. Tata Urutan Susunan Bagian-Bagian Surat

Dalam bukunya Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Drs. A. W Widjaya mengemukakan, bahwa tata urutan susunan bagian-bagian surat yang benar adalah sebagai berikut :

a.       Kepala surat

b.      Tempat dan tanggal surat

c.       Nomor surat

d.      Lampiran surat

e.       Perihal

f.        Alamat surat

g.       Salam pembukaan (kadang-kadang telah masuk dalam kalimat pembukaan).

h.      Kalimat pembuka surat

i.         Isi surat

j.         Salam penutup

k.       Tembusan surat

l.         Inisial surat

Pedoman dalam menyusun isi surat adalah :

a.       paragrap pembuka

b.      paragrap uraian isi

c.       paragrap penutup

D. Bentuk Surat Menurut Cara Mengetik/Menulisnya

Surat harus di tulis/ditik rapi dan bersih tanpa salah. Untuk maksud tersebut, maka muncullah bermacam-macam model surat sesuai dengan efisiensi bidang tata usaha.

Adapun surat menurut bentuknya adalah :

a.       Surat Lurus (Block Style)

b.      Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)

c.       Surat Lurus Penuh (Full Block Style)

d.      Surat Lekuk (Indented Style)

e.       Surat Resmi (Official Style)

f.        Surat Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

g.       Surat Sederhana (Simplified Style)

Dalam buku Administrasi Kearsipannya, Drs. A. W Widjaya, menguraikan secara singkat dalam mempergunakan sarana hubungan dengan surat yang memerlukan beberapa persiapan dan kegiatan, antara lain :

a.       Bahan-bahan dan alat-alat tulis

b.      Membuat konsep surat

c.       Pengetikan

d.      Pentaklikan surat

e.       Pengiriman surat / ekspedisi

f.        Penyimpanan Surat

g.       Pengaturan Surat Menyurat

·         Pengaturan Surat Masuk

Surat diterima oleh suatu kantor melalui beberapa cara, seperti; diantar oleh seorang kurir, harus diambil di kantor pos, pengiriman melalui pos, dll.

Menurut Drs. E. Martono, Prosedur penyelesaian surat masuk secara sederhana adalah sebagai berikut ;

1.      Pemilihan pendahuluan/presorting

2.      Pembukaan sampul/opening the envelope

3.      Pemeriksaan serta pemberian tanda terima/dating

4.      Penelitian banyaknya lampiran/checking the enclosures

5.      Pemisahan/sorting

6.      Penyelesaian Surat/routing

7.      Penyerahan surat untuk di proses/distribution.

Ada 3 (tiga) prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar pada setiap kantor, yaitu :

1.      Prosedur Buku Agenda

a.       buku agenda (berisi kolom-kolom keterangan dari surat yang dicatat yang susunannya kronologis).

b.      buku ekspedisi (dipergunakan sebagai tanda buktipenerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang).

2.      Prosedur Kartu Kendali (prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan).

3.      Prosedur Tata Naskah (suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyususn data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam suatu berkas).

Tahap akhir dari proses pengaturan surat masuk adalah penyimpanan,

·        Pengaturan Surat Keluar

Untuk pengurusan surat keluar, seperti juga pada penggolongan surat masuk hendaknya juga diadakan pengelompokkan ke dalam kelompok; surat penting, surat rutin, dan surat biasa.

Secara ringkas pengaturannya adalah sebagai berikut :

1.      Membuat konsep surat

2.      Konsep disetujui akan diparaf oleh pimpinan

3.      Surat di tik oleh satuan unit pengolah

4.      Surat yang siap dikirim ditandatangani oleh pimpinan

5.      Surat oleh pengarah dilampiri 3 (tiga) kartu kendali yang telah diisi kolom-kolomnya

6.      Lembar I ditinggal pada pengarah, lembar II dan III bersama petinggal dikembalikan ke unit pengolah

7.      Setelah ditandatangani oleh penerima sebagai tanda terima, maka lembar II kembali ke unit pengarah untuk selanjutnya disimpan di penata arsip pusat. Sedangkan asli surat langsung dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.