Tugas Pegawai Administrasi Kantor

Untuk menjadi pegawai administrasi perkantoran tentu diperlukan berbagai kemampuan yang mesti dipelajari. Meski tugas pegawai administrasi perkantoran di setiap perusahaan bervariasi, tetapi terdapat beberapa kemampuan utama yang perlu dilatih seorang pegawai administrasi perkantoran, salah satunya yang terpenting adalah komunikasi dan organisasi.

Berikut beberapa tugas utama seorang pegawai administrasi perkantoran yang perlu diperhatikan:

1. Menjawab telepon

Kemampuan ini sangat penting dimiliki pegawai administrasi perkantoran. Pegawai administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan menjawab telepon yang baik serta suara yang ramah menyenangkan. Sebagai administrasi kantor, Anda akan berbicara kepada konsumen, penyalur, dan kalangan profesional lainnya. Mungkin penelepon juga akan menanyakan berbagai hal terkait seperti alamat atau meneruskan penelepon ke wakil perusahaan yang lain.

2. Penjadwalan

Sebagai seorang pegawai administrasi kantor, Anda mungkin akan bertanggung jawab atas penjadwalan pertemuan dan acara perusahaan. Anda juga kemungkinan akan bertanggung jawab pada satu orang atau keseluruhan staf. Misalnya dalam pengaturan jadwal janji dengan klien atau merencanakan pertemuan staf mingguan. Dalam situasi tertentu bukan tidak mungkin Anda juga akan merangkap tugas sebagai asisten pribadi sehingga memungkinkan Anda juga mengurusi pemotong rumput atau pemesanan makan malam atau menyiapkan akomodasi perjalanan untuk bos Anda.

3. Komunikasi

Pekerjaan sebagai Administrator kantor membuat Anda harus sering berbicara di banyak situasi atas nama atasan Anda. Karena itu Anda harus memiliki kemampuan intrapersonal yang baik agar dapat menjadi pembicara yang baik dan meyakinkan. Komunikasi yang dimaksudkan antara lain adalah komunikasi langsung, komunikasi melalui telepon, faks, dan email.

4. Entri Data

Bergantung pada profesi dan perusahaan, Anda mungkin akan bertanggungjawab untuk membuat dan memelihara lembar kerja atau memasukkan informasi ke dalam databas perusahaan. Misalnya Anda seorang administrator kantor sebuah perusahaan konstruksi, maka mungkin Anda akan bertugas menyimpan data mengenai suplier local dan harga material. Kebanyakan perusahaan juga menyimpan catatan rinci mengenai informasi konsumen seperti nama, alamat,  nomor kontak dan alamat email serta catatan layanan.

5. Pengorganisasi

Ini adalah kategori paling inklusif dan bisa jadi paling penting. Administrator memberikan sentuhan organisasi dan efisiensi ke seluruh kantor dan dalam aspek-aspek lainnya pada perusahaan.