Tentang Sekretaris

Karakteristik Sekretaris

Dalam bekerja seringkali  pimpinan menuntut seorang sekretaris dapat menangani semua pekerjaan secara sempurna, untuk itu pada umumnya seorang pimpinan akan mengharapkan sekretaris mempunyai kemampuan dan sikap sebagai berikut :

1.     Keterampilan

a.       Dapat mengelola tugas-tugas rutin

b.      Berprakarsa dalam menyelesaikan masalah yang ditemui tanpa mengganggu atasan.

c.       Melaksanakan tindak lanjut atas segala hal sehingga selesai secara tuntas.

d.      Bersedia untuk bekerja atau menyelesaikan suatu pekerjaan tanpa harus diminta

e.       Mengelola kantor secara baik selama atasan tidak berada di tempat dalam waktu lama.

f.        Bekerja secara sistematis, mempunyai kebiasaan bekerja yang mantap.

g.       Mengelola waktu secara baik.

h.      Mengerti secara baik lingkup `pekerjaan atasan, serta aktifitas atasan baik di dalam maupun di luar perusahaan.

i.         Memperluas pengetahuan dengan membaca, bila ada hal yang menarik dapat menyampaikan pada atasan.

j.         Menerima dikte dengan baik.

k.       Mengkonsep surat sederhana

l.         Inisiatif untuk memperbaiki/mengatur ruang kerja atau metode kerja.

m.    Menyampaikan pikiran baik secara tertulis maupun lisan.

n.      Berpartisipasi dalam mengikuti program pengembangan diri

o.      Berpenampilan professional

2.     Sifat

-       Kesetiaan

-       Sikap bijaksana dan mampu menyimpan rahasia

-       Dapat dipercaya dan jujur

-       Daya ingat yang kuat

-       Dapat diandalkan serta mempunyai tanggung jawab

-       Waspada dan sigap

-       Mampu berprakarsa/inisiatif

-       Dapat berdiplomasi

-       Kerapihan dalan penampilan/pekerjaan dan tempat kerja

-       Daya nalar tinggi

-       Bersikap tenang

-       Mudah menyesuaikan diri pada lingkungan dan keadaan.

-       Tetap sopan, bersedia membantu dan bersikap hormat terhadap semua orang.

-       Bersikap tenang dalam keadaan kritis.

-       Loyal terhadap atasan

·          Tugas Sekretaris

Guna melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris dapat dikatakan sebagai seorang yang mandiri.  Kemungkinan sekretais tidak mempunyai pengawas yang mengawasi pekerjaannya.

Setelah sekretaris menerima instruksi, kemudian melaksanakan instruksi tersebut secara sempurna dan tuntas dengan metode yang diterapkan sendiri.  Karena dalam pelaksanaan tugasnya, sekretaris tidak terlepas dari kemungkinan untuk bekerjasama dengan orang lain.  Maka hendaknya sekretaris berusaha mencari beberapa cara yang baik guna menumbuhkan hubungan kerja sama yang baik dengan telan sekrejanya, baik yang lebih rendah jabatannya atu sederajat bahkan yang lebih tinggi dari kedudukkannya.

Tugas ini akan terbagi atas beberapa macam yaitu :

1.     Tugas Rutin

Adalah tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari atasan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan, sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya, meliputi :

-       Mengkonsep surat sederhana serta mengetik surat (korespondensi)

Mengetik surat rutin biasanya tidak memerlukan instruksi dari atasan, dan dapat dikerjaan secara otomatis sendiri, sehingga tidak merepotkan atasan.

-       Menata Arsip (Kearsipan)

Suatu kegiatan yang tidak perlu instruksi atau melapor pada atasan, karena kegiatan untuk menangani arsip ini adalah wewenang dari seorang sekretaris baik dalam penggunaan alat maupun system yang digunakan.

-       Mengurus dan Mengendalikan Surat (Penanganan Berkas)

Demikian juga halnya dalam penanganan berkas, apabila ada surat masuk atau surat keluar yang akan dikirim, sekretaris dapat bekerja tanpa menunggu perintah, disini sekretaris harus mengetahui metode dan peralatan yang digunakan dalam penanganan berkas.

-       Menerima dan melayani tamu

Dalam menerima tamu suatu ekerjan yang tidak mempunyai jadwal tetap, oleh karena itu bila ada tamu datang baik sesuai jadwal atau tidak terjadwal sekretaris harus menangani tamu tersebut tanpa memandang tamu tersebut siapa, dan tamu itu datang untuk apa, namun demikian sekretaris harus bisa memilah tamu yang diinginkan oleh atasan.

-       Menerima dan melayani telepon dan bertelepon

Seperti halnya tamu, telepon juga sesuatu yang dilakukan tanpa jadwal, telepo dapat kapan saja berbunyi, sehingga harus dilayani secepat mungkin.

-       Pengetikan laporan

Pengetikan laporan bulanan, yang telah terencana setiap bulan, dapat dilakukan tanpa harus menunggu instruksi dari atasan.

2.     Tugas khusus (melaksanakan Instruksi)

Adalah tugas yang tidak setiap hari dilaksanakan oleh seorang administrasi kantor II, tetapi hanya melaksanakan apabila ada instruksi khusus dari atasan. Meliputi :

-            Mempersiapkan rapat dan penulisan notulen

-            Mempersiapkan perjalanan dinas

-            Penulisan jadwal kegiatan atasan

-            Lain-lain sesuai lingkungan kerjanya

-             

3.     Tugas kreatif

Adalah tugas atas prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta, disuruh atau diperintah oleh atasan, tetapi bermaksud untuk memudahkan atau meringankan pekerjaan sendiri atau atasan. Meliputi :

-            Membuat perencanaan kerja

-            Mempelajari pengetahuan tentang dunia usaha

-            Pemantapan kepribadian

-            Efisiensi kerja

-            Pengembangan diri

-            Penyiapan perabot kantor, peralatan kantor, dan ATK.

-            Memahami cara kerja peralatan kantor.

·          Peran Sekretaris

Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris dituntut untuk dapat membantu atasan secara maksimal, sehingga terkadang sekretaris tidak mempunyai jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada pekerjaan atasan,  Guna menunjang kegiatan atasan tersebut seorang sekretaris harus mempunyai peran dan tanggung jawab yang tepat, oleh karena itu secara global peran dan tanggung jawab sekretaris adalah :

A.    Peran

Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjan atasn yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus membantunya, seperti :

a.       Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis melalui surat , maka sekretaris yang menyiapakn mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya

b.      Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapatpun sekretaris yang melakukannya kelancaran rapat tersebut.

c.       Demikian juga apbila atasan akan melakukan perjalanan ke luar daerah, maka semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali sekretaris yang memperlancar kegiatan atasan tersebut.

B.     Tanggung Jawab

Dalam bekerja maka seorang sekretaris, mempunyai tanggung jawab yang cukup besar yaitu meningkatkan dan mempertahankan citra atasan,  dalam hal ini sekretaris dituntut untuk selalu menjaga nama baik atasan dalam hal apapun baik dalam lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan  perusahaan.   Mempertahankan citra atasan terkadang juga harus melakukan tindakan atau perkataan yang berbeda dengan fakta yang ada, seperti pabila atasan dating terlambat  maka sekretaris harus dapat berargumen bahwa atasan terlambat karena adanya pekerjaan yang di lakukan diluar kantor.  Demikian juga untuk hal lainnya.  Hal ini dilakukan agar citra atasan tetap baik.

Guna meningkatan peran dan tanggung jawab ini, seorang sekretaris harus mempunyai fungsi dalam kantor seperti :

a. Meningkatkan fungsi kantor, yaitu meningkatkan kantor sebagai tempat yang digunakan untuk melakukan pemikiran tentang jalannya usaha, atau sebagai pusat informasi atau sebagai pusat pelayanan masyarakat dan juga sumber data.

    

b.  Memperlancar kegiatan ketatausahaan seperti mengetik, kearsipan, Komputer, dan penggandaan dokumen yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan.

c. Mempererat hubungan antara bawahan dengan atasan dalam hal komunikasi, karena itu sekretaris dapat dikatakan sebagai media penghubung dan juga penghubung antara dunia luar dan perusahaan dengan perusahaan itu sendiri. 

d. Sebagai media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan jadwal kerja harian.

Untuk memenuhi peran dan tanggung jawab tersebut yang sedemikian besar maka syarat yang diwajibkan untuk menduduki jabatan ini adalah :

A.    Keterampilan dasar

1.      Kemampuan mengetik 10 jari

Kemampuan ini berguna untuk mengerjakan berbagai pekerjaan kantor baik dengan mesin tik, atau computer, kemampuan minimal adalah kecepatan 200 entakan per menit, dengan kesalahan maksimal 3 entakan.

2.      Penanganan Kearsipan

Kemampuan mengelola berkas sampai pada penyimpanan serta penggunaan system dengan benar. Agar penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Dengan standar waktu penemuan kembali maksimal 3 menit

3.      Komputer

Dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan dan sistem yang tepat seperti Ms. Word, Ms. Excell serta PowerPoint.  Juga dapat menjalankan internet untuk berbagai keperluan baik mengirim dan menerima berita atau mencari data.

4.      Korespondensi

Suatu kemampuan membuat surat baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, dengan berbagai bentuk atau variasi yang diinginkan atasan, baik dengan konsep atasan maupun mengkonsep sendiri.

5.      Menerima dikte

Kemampuan dalam menerima instruksi atau berita, baik dengan cara ditulis tangan atau kemampuan komputer.

6.      Pengetahuan Bank dan kas kecil

Suatu kemampuan yang memperlancar pekerjaan dalam hubungannya dengan keuangan atasan.

B.     Keterampilan khusus

a.       Tata Krama Lingkungan Kerja

Mengetahui bagaimana menjalankan kaidah-kaidah atau aturan dan sopan santun dalam bentuk perilaku di lingkungan kerja.

b.      Tata Krama Bertelepon

Dapat menggunakan telepon dengan berbagai fungsi untuk melakukan tugas serta dapat menanganinya dengan standar kepuasan pelanggan

c.       Komunikasi Efektif

Dapat menyampaikan pikiran dan maksud dengan jelas secara lisan maupun tulisan, serta dapat menyampaikan pendapat atau pesan di muka umum.

d.      Hubungan Antarpribadi

Suatu cara untuk menyesuaikan diri dalam pergaulan, mempunyai cara-cara pendekatan baik kepada atasan maupun relasi.

C.  Penampilan

Adalah hal penunjang untuk menjadi pegawai yang profesional.  Penampilan ini sangat penting karena citra seseorang  dapat dilihat dari penampilannya.  Penampilan ini mencakup tata cara berpakaian, tata cara menggunakan tata rias, tata cara menggunakan asesoris di samping juga cara berjalan, cara berdiri dan cara duduk juga merupakan hal yang penting dalam penampilan.