Pages

Subscribe:

Rabu, 07 Mei 2014

Ruang lingkup Administrasi

Pada hakikatnya, administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.
Surat memegang peranan penting dalam organisai sekolah karena ternyata tidak hanya berfungsi sebagai alat tata usaha, melainkan juga berfungsi sebagai alat dan bukti komunikasi/informasi.
Berbbicara tentang surat, maka dapat kita tinjau melalui jenis surat:
1.  Surat Dinas
2.  Nota Dinas
3.  Memorandum (memo)
4.  Surat pengantar
5.  Surat kawat
6.  Surat edaran
7.  Surat keputusan
8.  Surat undangan
9.  Surat Instruksi
10.  Surat Tugas
11.  Surat Pengumuman
Berikut ini berbagai macam bentuk uraian dari surat-surat dinas.
1.  Surat dinas
Pada dasarnya membuat surat sama dengan mengarang karenanya maka semua ketentuan mngenai karangan dan komposisinya berlaku juga untuk surat.
Ketentuan-ketentuan itu antara lain:
a)      Penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar harus dilakukan
b)      Gaya bahasa dalam surat hendaknya sederhana, tegas dan menarik
c)      Sejauh mungkin dikurangi penggunaan kata asing, kecuali yang memang belum ada pada namanya dalam Bahasa Indonesia
Susunan
Susunan surat dinas terdiri dari 3 bagian, yaitu:
a)      Kepala surat
b)      Isi surat
c)      Kaki atau penutup surat
1)      Kepala surat
a)  Sesuai dengan instruksi Menteri Pendidikan da Kebudayaan No. 20/0/1976. Kepala surat untuk surat-surat yang dibuat oleh sekolah terdiri atas tiga baris yaitu:
Baris pertama: Tulisan “Departemen Pendidikan dan Kebudayaann” (ditulis dengan huruf besar semua)
Baris kedua: Tulisan “Sekolah diikuti dengan jenis dan tingkatanya”.
Baris ketiga: Alamat.
Kepala surat ini dapat dicetak pada blangko kertas surat paling atas. Di sebelah kiri diberi dengan symbol Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, yaitu yang bertuliskan “Tut Wuri Handayani”.
b) Nomor surat
Pembukaan tentang nomor surat itu dituangkan dalam insruksi Menteri Pndidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 7/0/1977 Tanggal 31 Maret 1977.
Nomor surat untuk sekolah terdiri dari:
1)      Nomor urut surat
2)      Nomor kode sekolah, yang terdiri atas: Nomor kode ksntor wilayah, kantor kabupaten atau kantor kecamatan. Nomor kode urut wilayah di mana sekolah itu bernaung. Kode urut sekolah, yang lebih jauh ditetapkan oleh kantor wilayah yang bersangkutan.
3)      Kode perihal surat
4)      Kode tahun
c)  Sifat surat
Sifat surat dapat dibedakan menjadi:
-          Surat Rahasia
-          Surat Penting
-          Surat Biasa
Surat rahasia: Dibedakan menjadi sangat rahasia dan rahasia. Sangat rahasia: dipakai untuk dokumen, naskah dan surat yang sangat erat hubunganya dengan keamanan Negara, yaitu apabila disiarkan secara tidak sah dan jatuh ke tangan yang tidak berkah, dapat membahayakan keamanan Negara.
Rahasia: Dipakai untuk dokumen, naskah dan surat yang apabila disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan martabat pejabat dan perguruan tinggi yang bersangkutan.
Surat penting: ialah surat yang isinya mengandung, mengikat, memerlukan tindak lanjut dan engandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama.
Surat biasa: ialah surat yang informasinya tidak penting, tidak memerlukan tindak lanjut. Sifat surat dinyatakan dengan cap, diletakaan di tempat kosong di bagian atas isi surat.
d) Lampiran
Lampiran merupakan lembaran atau berkas yang diikutsertakan bersama surat dan untuk menunjukan jumlah macam, nama dari bahan yang disertakan atau mungkin juga permasalahan.
e)  Hal
Hal adalah isi singkat yang mencerminkan inti surat keseluruhan secara ringkas dan jelas.
f)  Alamat
Alamat adalah nama pihak atau instansi yang dituju pengirim surat. Pada kertas surat unsur-unsur alamat yang ditukis hanya pejabat, jabatan dan kota tempat pejabat instansi yang bersangkutan.
Pada amplop unsure-unsur tersebut dilengkapi dengan jalan, gang, nomor, gedung lantai berapa san sebagainya, dan yang terakhir kota dan provinsinya.
Kota dan provinsi pada amplop dibubuhkan dengan hruf besar semua. “Untuk perhatian” dipergunakan apabila masalahnya cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tersebut tanpa memerlukan penentuan kebijaksanaan langsung dari pimpinanya.
2)      Isi surat
Isi surat terdiri dari:
(a)    Pendahuluan, yaitu kalimat pembukaan isi surat dan ditulis secara singkat dan jelas.
(b)   Isi pokok, yakni uraian dari inti surat.
(c)    Penutup, yakni kalimat yang mengakhiri isi surat.
3)      Penutup surat
Bagian terakhir dari sebuah surat, yang biasanya juga disebut dengan istilah kaki surat. Ketentuan tentang cara penulisanya diatur sebagai berikut:
(a)    Nama instansi dan nama jabatan pejabat penandatangan  yang bersangkutan
(b)                                                              Nama terang penandatangan diketik dengan huruf besar tanpa diberi kurung buka dan kurung tutup dan tidak diberi gais bawah.
(c)                                                               Nomor induk pegawai (NIP), ditulis dengan huruf besar di bawah nama terang penandatangan
(d)                                                              Kata “Tembusan”, yakni tindasan dari surat asli, diketik dengan huruf besar semuanya dan tidak diberi garis bawah, kemudian diikuti dengan titik dua jika yang ditembusi lebih dari satu alamat.
(e)                                                               Sedang cap dinas dibubuhkan dengan menyingung sedikit pada tanda tangan
(f)                                                               Pengiriman tembusan surat dibatasi hanya kepada pejabat atau instansi yang benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian permasalahan yang tercantum dalam surat tersebut
(g)                                                              Surat dinas yang terdiri dari satu halaman, lembaran pertamanya menggunakan kertas berkepala, halaman berikutnya menggunakan kertas tidak berkepala.
2.                                                                                           Nota dinas
Nota dinas merupakan salah satu ala komunikasi kedinasan antarpejabat atau unit organisasi di lingkungan (dalam-intern) departemen yang sifatnya meminta pejelasan dan keputusan.
Susunan
Susunan nota dinas terdiri dari tiga bagian:
-          Kepala nota dinas
-          Isi nota dinas
-          Kaki nota dinas
a)      Kepala nota dinas terdiri atas:
1) Kata “Nota Dinas”
2) Nomor
3) Kepada
4) Dari
5) Hal
6) Tanggal, bulan, dan than
b)      Isi nota
Isi nota pada dasrnya sama dengan surat dinas hanya lebih singkat tetapi jelas.
c)             Kaki nota terdiri dari:
1)Nama jabatan yang mengirim nota, disusul dengan tanda tanganya.
2)Nama terang (tidak perlu disusul dengan NIP)
3)Tembusan
3.                                                 Memorandum (memo)
Memorandum, merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan lembaga, yang sifat penyampainya tidak resmi, memo dapat ditulis tangan atau diketik.
4.                Surat penganta
Surat pengantar adalah surat yang dipergunakan untuk mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat-surat biasa atau lembar formulir.
5.                Surat edaran
Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat sesuatu kebijaksanaan poko, melainkan hanya memberikan penjelasan tentang atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.
6.                Surat undangan
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan dating pada waktu, tempat dan acara yang ditentukan.

0 komentar:

Posting Komentar