Pada hakikatnya, administrasi tata usaha
adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi
dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.
Surat memegang peranan penting dalam
organisai sekolah karena ternyata tidak hanya berfungsi sebagai alat
tata usaha, melainkan juga berfungsi sebagai alat dan bukti
komunikasi/informasi.
Berbbicara tentang surat, maka dapat kita tinjau melalui jenis surat:
1. Surat Dinas
2. Nota Dinas
3. Memorandum (memo)
4. Surat pengantar
5. Surat kawat
6. Surat edaran
7. Surat keputusan
8. Surat undangan
9. Surat Instruksi
10. Surat Tugas
11. Surat Pengumuman
Berikut ini berbagai macam bentuk uraian dari surat-surat dinas.
1. Surat dinas
Pada dasarnya membuat surat sama dengan
mengarang karenanya maka semua ketentuan mngenai karangan dan
komposisinya berlaku juga untuk surat.
Ketentuan-ketentuan itu antara lain:
a) Penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar harus dilakukan
b) Gaya bahasa dalam surat hendaknya sederhana, tegas dan menarik
c) Sejauh mungkin dikurangi penggunaan kata asing, kecuali yang memang belum ada pada namanya dalam Bahasa Indonesia
Susunan
Susunan surat dinas terdiri dari 3 bagian, yaitu:
a) Kepala surat
b) Isi surat
c) Kaki atau penutup surat
1) Kepala surat
a) Sesuai dengan instruksi Menteri
Pendidikan da Kebudayaan No. 20/0/1976. Kepala surat untuk surat-surat
yang dibuat oleh sekolah terdiri atas tiga baris yaitu:
Baris pertama: Tulisan “Departemen Pendidikan dan Kebudayaann” (ditulis dengan huruf besar semua)
Baris kedua: Tulisan “Sekolah diikuti dengan jenis dan tingkatanya”.
Baris ketiga: Alamat.
Kepala surat ini dapat dicetak pada
blangko kertas surat paling atas. Di sebelah kiri diberi dengan symbol
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, yaitu yang bertuliskan “Tut Wuri
Handayani”.
b) Nomor surat
Pembukaan tentang nomor surat itu
dituangkan dalam insruksi Menteri Pndidikan dan Kebudayaan Republik
Indonesia Nomor 7/0/1977 Tanggal 31 Maret 1977.
Nomor surat untuk sekolah terdiri dari:
1) Nomor urut surat
2) Nomor kode sekolah, yang terdiri
atas: Nomor kode ksntor wilayah, kantor kabupaten atau kantor kecamatan.
Nomor kode urut wilayah di mana sekolah itu bernaung. Kode urut
sekolah, yang lebih jauh ditetapkan oleh kantor wilayah yang
bersangkutan.
3) Kode perihal surat
4) Kode tahun
c) Sifat surat
Sifat surat dapat dibedakan menjadi:
- Surat Rahasia
- Surat Penting
- Surat Biasa
Surat rahasia: Dibedakan menjadi sangat
rahasia dan rahasia. Sangat rahasia: dipakai untuk dokumen, naskah dan
surat yang sangat erat hubunganya dengan keamanan Negara, yaitu apabila
disiarkan secara tidak sah dan jatuh ke tangan yang tidak berkah, dapat
membahayakan keamanan Negara.
Rahasia: Dipakai untuk dokumen, naskah
dan surat yang apabila disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan
yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan martabat pejabat dan
perguruan tinggi yang bersangkutan.
Surat penting: ialah surat yang isinya
mengandung, mengikat, memerlukan tindak lanjut dan engandung informasi
yang diperlukan dalam waktu lama.
Surat biasa: ialah surat yang
informasinya tidak penting, tidak memerlukan tindak lanjut. Sifat surat
dinyatakan dengan cap, diletakaan di tempat kosong di bagian atas isi
surat.
d) Lampiran
Lampiran merupakan lembaran atau berkas
yang diikutsertakan bersama surat dan untuk menunjukan jumlah macam,
nama dari bahan yang disertakan atau mungkin juga permasalahan.
e) Hal
Hal adalah isi singkat yang mencerminkan inti surat keseluruhan secara ringkas dan jelas.
f) Alamat
Alamat adalah nama pihak atau instansi
yang dituju pengirim surat. Pada kertas surat unsur-unsur alamat yang
ditukis hanya pejabat, jabatan dan kota tempat pejabat instansi yang
bersangkutan.
Pada amplop unsure-unsur tersebut
dilengkapi dengan jalan, gang, nomor, gedung lantai berapa san
sebagainya, dan yang terakhir kota dan provinsinya.
Kota dan provinsi pada amplop dibubuhkan
dengan hruf besar semua. “Untuk perhatian” dipergunakan apabila
masalahnya cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tersebut tanpa
memerlukan penentuan kebijaksanaan langsung dari pimpinanya.
2) Isi surat
Isi surat terdiri dari:
(a) Pendahuluan, yaitu kalimat pembukaan isi surat dan ditulis secara singkat dan jelas.
(b) Isi pokok, yakni uraian dari inti surat.
(c) Penutup, yakni kalimat yang mengakhiri isi surat.
3) Penutup surat
Bagian terakhir dari sebuah surat, yang
biasanya juga disebut dengan istilah kaki surat. Ketentuan tentang cara
penulisanya diatur sebagai berikut:
(a) Nama instansi dan nama jabatan pejabat penandatangan yang bersangkutan
(b)
Nama terang penandatangan diketik dengan huruf besar tanpa diberi
kurung buka dan kurung tutup dan tidak diberi gais bawah.
(c)
Nomor induk pegawai (NIP), ditulis dengan huruf besar di bawah nama
terang penandatangan
(d)
Kata “Tembusan”, yakni tindasan dari surat asli, diketik dengan huruf
besar semuanya dan tidak diberi garis bawah, kemudian diikuti dengan
titik dua jika yang ditembusi lebih dari satu alamat.
(e)
Sedang cap dinas dibubuhkan dengan menyingung sedikit pada tanda tangan
(f)
Pengiriman tembusan surat dibatasi hanya kepada pejabat atau instansi
yang benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian permasalahan yang
tercantum dalam surat tersebut
(g)
Surat dinas yang terdiri dari satu halaman, lembaran pertamanya
menggunakan kertas berkepala, halaman berikutnya menggunakan kertas
tidak berkepala.
2. Nota dinas
Nota dinas merupakan salah satu ala
komunikasi kedinasan antarpejabat atau unit organisasi di lingkungan
(dalam-intern) departemen yang sifatnya meminta pejelasan dan keputusan.
Susunan
Susunan nota dinas terdiri dari tiga bagian:
- Kepala nota dinas
- Isi nota dinas
- Kaki nota dinas
a) Kepala nota dinas terdiri atas:
1) Kata “Nota Dinas”
2) Nomor
3) Kepada
4) Dari
5) Hal
6) Tanggal, bulan, dan than
b) Isi nota
Isi nota pada dasrnya sama dengan surat dinas hanya lebih singkat tetapi jelas.
c) Kaki nota terdiri dari:
1)Nama jabatan yang mengirim nota, disusul dengan tanda tanganya.
2)Nama terang (tidak perlu disusul dengan NIP)
3)Tembusan
3. Memorandum (memo)
Memorandum, merupakan salah satu alat
komunikasi di lingkungan lembaga, yang sifat penyampainya tidak resmi,
memo dapat ditulis tangan atau diketik.
4. Surat penganta
Surat pengantar adalah surat yang
dipergunakan untuk mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa
surat-surat biasa atau lembar formulir.
5. Surat edaran
Surat edaran merupakan pemberitahuan
tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat
sesuatu kebijaksanaan poko, melainkan hanya memberikan penjelasan
tentang atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan sesuatu
peraturan atau perintah yang telah ada.
6. Surat undangan
Surat undangan merupakan surat
pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan dating pada waktu,
tempat dan acara yang ditentukan.
0 komentar:
Posting Komentar