Tugas pimpinan dalam suatu perusahaan
sangatlah banyak, sehingga dia harus mengetahui setiap detail dari bidang yang
diembannya. Oleh sebab itu untuk
melancaran tugas-tugas ini maka segala sesuatu tugas yang berhubungan dengan
administrasi kantor akan diserahkan pada seorang sekretaris.
Guna menjamin kecermatan dan
kelancaran tugas-tugas pimpinan diperlukan sekretaris yang terdidik, terampil
dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok perusahaan dan pimpinannya. Serta tugas pokok dan tanggung jawabnya
sendiri.
Jadi pengertian sekretaris itu sendiri
dapat dilihat dari asal kata yang berasal dari bahasa Inggris “Secretary”. Kata ini dari perkataan latin “Secretum”
yaitu berarti rahasia, Jadi sekretaris adalah
yang menyangkut seseorang yang bisa dipercaya, seorang yang dapat memegang
rahasia.
Dengan perkembangan dunia perkantoran
saat ini mengakibatkan tugas sekretarispun menjadi berkembang, dan pengertian
sekretarispun berubah seperti yang dijabatkan menurut “Perhimpunan Sekretaris
Internasional” (PSI), yaitu:
“Seorang asisten pimpinan yang
menguasai keterampilan perkantoran dan dapat memikul tanggung jawab tanpa
pengawasan terus menerus dari atasanm
mempunyai inisiatif serta dapat mengambil keputusan sesuai dengan batas
wewenang yang diberikan kepadanya”.
Dalam prakteknya seorang sekretaris
mempunyai citra di masyarakat yang ternyata merupakan gambaran kerja sekretaris
pada masanya.
CITRA LAMA
1. Tugas utamanya hanya sebagai juru ketik dan
menerima dikte dengan steno
2. Tidak ada penngkatan karir sampai ke tingkat
manajer
3. Dianggap sebagai profesi yang tdak mempunyai
ambisi
4. Diberikan sdikit tanggung jawab
5. Tidak perlu pintar karena hanya pajangan kantor
6. Harus cantik dan berpakaian yang seksi
CITRA BARU
1. Sebagai staf profesional yang terpenting bagi
pimpinan dan perusahaan
2. Mempunyai jenjang karir yang jelas sampai tingkat
manajer
3. Harus pintar dan menguasai pengetahuan,
keterampilan dan bahasa
4. Bekerja dengan banyak berkomunikasi
5. Berpenampilan profesional
6. Tanggung jawab sangat besar atas kelancaran tugas
pimpinan
B. Jenis Sekretaris
Sekretaris setiap perusahaan tidaklah
sama tingkat pendidikan dan pengalamannya, tetapi ada hal yang harus diingat
yaitu jenis jabatan sekretaris yang diberikannya, hal ini dilihat dari beban
tanggung jawab yang dipikulnya :
1. Sekretaris Organisasi
Seorang yang memimpin suatu
sekretarait dari suatu instansi pemerintah tertentu. Sekretaris organisasi di samping bekerja atas
instruksi pimpinan, juga memiliki wewenang untuk ikut membuat rencana
organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan koordinasi atas
pelayanan administrasi, dengan kata lain sekretaris organisasi melakukan fungsi
manajemen yang meliputi perencanaan, pengkoordinasian, pengerakkan dan
pengawasan.
Contoh :
a. Sekretaris Jenderal
b. Sekretaris Wilayah Daerah
c. Sekretaris Perusahaan
2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang
membantu tugas seseorang atau jawaban dalam hal administarsi. Jabatan ini ada 2 katagori utana, yaitu
sekreatris yang bekerja pada perusahaan dan sekretaris yang bekerja pada
perorangan, pembagiannya adalah :
a. Sekretaris pribadi perorangan
adalah seorang yang membantu seseorang
tertentu secara pribadi, Sekretaris ini
membantu mengelola kegiatan dan pekerjaan administrasi dari kegiatan
perorangan, Sekretaris ini diangkat dan
digaji atas prakarsa perorangan.
Contoh :
- Sekretaris dari
seorang bintang film
- Sekretaris dari
seorang profesor atau peneliti
b.
Sekretari pribadi jabatan
Seorang yang membantu pimpinan yang
bertugas mengerjakan tugas-tugas kantor.
Sekretaris ini diangkat dan digaji oleh perusahaan yang ditugaskan
membantu pimpinan. Terkadang sekretaris
jabatan ini tidak semata mengerjakan tugas yang berhubungan dengan kantor,
tetapi juga ada beberapa pekerjaan yang bersifat ribadi dikerjakan oleh
sekretaris ini, seperti pembayaran kartu kredit, pembayaran listrik rumah
pimpinan dan lainnya.
Contoh :
-
Sekretaris manajer
-
Sekretaris direktur
C. Jenjang Jabatan di Lingkungan Sekretaris
Jenjang karir di lingkung sekretaris
pada masa dulu tidak berkembang artinya apabila seorang telah menjadi
sekretaris maka selamanya dia akan menjadi sekretaris saja. Tetapi hal ini tidak berlaku lagi, jenjang
sekretaris pada masa ini begitu terbuka sampai pada jenjang yang cukup baik
yaitu jabatan manajer.
1.
Receptionis atau Juru
Jenjang di lingkungan sekreatris yang
paling rendah, dimana sekretais disini hanya mengerjakan satu bidang pekerjaan,
seperti receptionis hanya melayani tamu di depam kantor, juru tik hanya
mengetik, juru arsip hanya menangani arsip dan juru lainnya seperti juru surat,
juru catat, dan operator telepon.
.
2. Sekretaris Yunior
Jabtan setingkat lebih tinggi dari
jabatan di atas, karena tugas dari sekretaris yunior ini lebih banyak, yaitu
mengerjakan beberapa ketermpilan administrasi seperti, mengetik, mengarsip,
membuat surat dan lainnya, tetapi tidak menangani pengelolaan waktu
pimpinan. Tanggung jawab dan instruksi
dari sekretaris yunior diberikan oleh sekretaris senior yang menjadi supervisornya. Artinya sekretaris yunior tidak terlibat
langsung pada kegiatan membantu pimpinan.
3. Sekretaris
Jabatan yang paling lengkap dalam hal
tugas dan tanggung jawabm karena seorang sekretaris ini bekerja sendiri dan
tidak mempunyai bawahan, sehingga pekerjaan pengelolaan waktu pimpnan dan
pekerjaan administrasi pimpinan dilakukan sendiri. Jenis jabatan ini yang paling banyak terdapat
pada dunia idustri.
4. Sekretaris Senior
Jabatan ini tugas utamanya adalah
mengatur kegiatan pimpinan tetapi untuk pekerjaan yang bersifat adinistrasi
seerti mengetik surat, menangani arsip dilakukan oleh bawahannya yaitu
sekretaris yunior. Dalam arti bahwa
jabatan ini dalam bertugas mempunyai bawahan yang memperlancar kegiatan administrasinya. Dan untuk jabatan ini yang paling dibutuhkan
adalah kemampuan manajemen dan komunikasi yang baik.
5. Sekretaris Eksekutif
Jabatan sekretaris ini bertugas
membawahi satu unit divisi dalam suatu organisasi atau perusahaan, artinya
jabatan ini adalah seorang manajer dalam bidang administrasi dari seluruh unit
diperusahaan tersebut, pada prakteknya tidak banyak perusahaan yang mempunyai
unit ini. Sehingga jabatan ini di kantor juga tidak terlalu banyak. Jabatan ini membawahi beberapa bawahan yang
membantunya dalam pengelolaan unit tersebut.
6. Manajer
Sekretaris yang telah mempunyai
pengalaman dan keterampilan tambahan dalam bidang manajemen, terkadang mendapat
kesempatan untuk menduduki jabatan manajer dalam beberapa bidang di lingkungan
perusahaan, seperti manajer umum, manajer personalia, manajer keungan dan
lainnya. Berdasarkan pengalaman bahwa
manajer yang pernah menjadi sekretaris
akan mempunyai pola kerja yang baik terutama dalam hal administrasi dan pengelolaan
waktu pekerjaan.
D. Masa Depan Sekretaris
Melihat
perkembangan dunia perlengkapan komunikasi saat ini, terutama dalam peralatan
komunikasi telepon selular dan kecanggihan dari komputer laptop saat ini,
mendorong seorang atasan berubah dalam pola kerja, yaitu atasan saat ini lebih
senang mengatur jadwal kegiatannya sendiri dan juga dalam hal menerima tamu
atas mengatur sendiri. Tentu saja ini membuat pekerjaan sekretaris menjadi
berubah, hal ini yang telah terjadi dibeberapa negara maju seperti di Amerika
dan Eropa, saat ini tidak ada lagi jabatan dengan sebutan sekretaris. Jabatan ini telah berubah sesuai dengan
beban tanggung jawab yang dimilikinya, demikian juga jenjang jabatan di
lingkungan sekretaris telah berubah menjadi :
- Office Administrative II
Atau sering disebut sebagai Juru, atau jabatan yang
hanya mengerjakan pada 1 bidang pekerjaan saja.
- Office administrative I
Adalah jabatan yang hampir sama dengan administrasi II,
hanya pada pekerjaannya mengerjakan beberapa bidang pekerjaan.
- Junior Administrative Assistant
Seorang yang mengerjakan hampir seluruh bidang pekerjaan
administrasi, tetapi atasannya bukan pengambil keputusan (seorang administrative assistant) dan masa lalu
disebut sebagai yunior sekretaris.
- Administrative Assistant
Pada masa lalu disebut sebagai sekretaris, adalah
seorang yang mengatur seluruh pekerjaan administrasi atasan.
- Executive Administrative Assistant
Masa lalu disebut sebagai senior sekretaris, adalah
seorang sekretaris yang menangani seluruh kegiatan atasan, tetapi pada saat
bekerja, sebagian pekerjaannya diserahkan pada bawahannya. ,
- Office manager
Pada masa lalu disebut sebagai Sekretaris eksekutif
adalah sekretaris yang membawahi bagian atau satu unit organisasi diperusahaan
yang bergerak pada bidang administrasi seperti Sekretariat,
0 komentar:
Posting Komentar