Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran

Meski secara umum sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran itu adalah pekerjaan perkantoran (office work), sebenarnya sasarannya lebih luas cakupannya. Charles Libbey menyusun sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebagai berikut:

1. Ruang perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Telepon; Susunan kabel; Sistem telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang; Semangat kerjasama dan Disiplin.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan perbaikan; Lemari perbekalan dan penempatan rak dan Perabotan perpustakaan.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru.

7. Metode

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.

8. Warkat (Records)

Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat- menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Latihan pemindahan tugas; dan Analisis tugas pekerjaan. Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-prinsip, diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara.

Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.

Prinsip Administrasi Suatu Lembaga

Untuk menjadi staf administrasi yang baik kinerjanya, Anda bukan hanya punya tugas yang didasarkan pada konteks catat mencatat, surat menyurat, maupun kegiatan pembukuan saja. Namun seorang staf administrasi yang baik juga harus mematuhi beberapa prinsip yang diciptakan dengan maksud untuk mencapai tujuan perusahaan secara bersama. Berikut prinsip-prinsip yang mesti dipatuhi seorang staf administrasi yang baik.

1. Administrasi terdiri atas dua orang atau lebih.

Kegiatan yang berhubungan dengan administrasi wajib dilakukan oleh dua orang atau lebih. Hal itu disebabkan oleh harus adanya transparasi yang membuat perusahaan mengetahui dengan benar berbagai pembukuan dan kegiatan yang masuk dan keluar di dalam ruang lingkup perusahaan.

Dengan dua orang atau lebih, kegiatan administrasi juga akan lebih terorganisasi karena adanya tindakan yang memuat visi dan misi yang sama antara orang-orang dalam kelompok administrasi tersebut.

2. Kerjasama

Sejatinya prinsip kerjasama tidak hanya diperlukan dalam bagian administrasi saja, melainkan untuk bagian apapun yang bersifat kelompok. Karena administrasi yang baik mesti dilakukan oleh sekurang-kurangnya dua orang, maka di sini diperlukan kerjasama antar anggotanya.

3. Proses Usaha

Adanya proses dalam melakukan usaha dituntut untuk dipatuhi oleh para pegawai administrasi. Dengan kegiatan yang terperinci, perusahaan juga akan lebih mudah melakukan kebijakan lainnya yang bertendensi dalam memajukan perusahaan.
4. Bimbingan

Prinsip bimbingan ini diperlukan untuk menjaga agar tidak ada semacam garis batas antara pegawai senior dengan pegawai junior. Para pegawai akan bekerja sama melakukan tugas staff administrasi dengan baik apabila disertai dengan bimbingan yang baik pula dari atasan perusahaan.

Bimbingan ini juga mampu meningkatkan kinerja pegawai dan mempererat persaudaraan antarpegawai perusahaan sehingga bekerja akan terasa lebih mudah dan menyenangkan sehingga hasil yang didapatkannya pun lebih maksimal.
5. Tujuan

Tujuan merupakan prinsip penting yang harus ditaati oleh seluruh pegawai perusahaan. Dengan kata lain, hal yang membuat keempat prinsip lain berjalan dengan baik adalah karena adanya tujuan yang sama dari seluruh pegawai perusahaan.