Otomatisasi perkantoran
1. Definisi Otomatisasi
perkantoran
Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi
formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada
dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata
lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
2. Tujuan
Otomatisasi Perkantoran
OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan
produktivitas kerja melalui:
1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak
menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang
diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor
dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi
dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan
semua komunikasi interpersonal tradisional - percakapan tatap muka, percakapan
telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.
4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya
antara telepon,komputer, jaringan internet, satelit, dll.
5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor,
Produk OA atau office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses
lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
3. Manfaat
Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen
dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan
memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara
minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah
digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan
yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi
lebih baik
4. Dampak
Otomatisasi Perkantoran
1.
Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan
Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin
meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di
geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan
wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan
laki-laki.
Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya
permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja
profesional dan pekerja teknis.
Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi,
penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan
manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan
pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.
Pegawai Administrasi. Perubahan
kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus
menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di
perkantoran.
2.
Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Perubahan
terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang
terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja untuk orang yang tidak
memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang
terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu
lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang yang memiliki ijazah formal.
Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran.
Adanya
berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan pelatihan diberbagai
tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional
kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.
3.
Dampak Terhadap Manajemen Menengah
Dengan
adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang.
Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi proses data
elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat.
Ada
dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama,
keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik,
sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik.
Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih
cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer
menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar
dibutuhkan.
4.
Dampak Terhadap Operasi Perusahaan
Adanya
otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional
mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk
mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan
yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam
struktur usaha dan konsep manajemen.
Akibat
kemanjuan teknologi manajemen dapat berada dalam kendali satu atap.
Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan kemampuan
memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat memerlukan
pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengendalian.
Otomatisasi
dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan terhadap pegawai. Mereka tidak
lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi masih dibutuhkan untuk mengumpulkan
data, menyiapkan input bagi mesin, menjalankan mesin dan menerjemahkan output
mesin.
Dapat
disimpulkan dampat otomatisasi perkantoran terhadap pekerjaan kantor merupakan
sesuatu yang biasa, dapat disamakan dengan pergantian tenaga kerja yang satu
dengan lainnya.
