Kantor

1. Pengertian Kantor

Perkantoran kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah menjelaskan pengertian kantor yang bisa berarti:

1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis
2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi.
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.

Sedang perkataan bahasa Inggris “Office” dapat berarti:

1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task function).
2. Jabatan (tenure of official position).
3. Markas tau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department, etc.)
4. Jasa pelayanan (service, kind help)
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties)
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place building, rooms, of bussiness and clerical works).

Dari berbagai pengertian perkataan “kantor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan  sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi.
2. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi.
   Jadi, menurut saya: Kantor adalah suatu wadah atau ruangan dimana di dalamnya terdapat kegiatan-kegiatan perkantoran seperti mencatat, mengarsipkan dokumen, korespondensi dan kegiatan kantor lainnya.

Korespondensi dalam bahasa Inggris

Dalam dunia perkantoran, tentu dalam korespondensipun tidak hanya dengan antar perusahaan di dalam negeri tetapi ada juga hubungan komunikasi dengan perusahaan di luar negeri, karena itu diperlukan surat menyurat dalam bahasa Inggris.

Kali ini, Anda akan lebih memahami untuk membuat surat berbahasa Inggris.

1. Surat Permintaan

Surat Permintaan (Enquiry Letter) adalah surat yang berasal dari suatu perusahaan kepada perusaan lain yang menjual atau memproduksi baarang. Surat permintaan (Enquiry Letter) dibuat oleh suatu perusahaan dengan maksud ditulis untuk mendapatkan informasi tentang: mutu, harga barang, potongan, caara pembayara, dan waktu pengiriman barang. 

Hal-hal yang perlu disampaikan dalam menulis Equiry letter

a. kalimat-kalimat pembuka :

         - your name has been given to us by the British Chamber of Commerce Hamburg

b. Kalimat –kalimat lanjutnya yang berisi tentang kondisi pasar :

         - there is a high demand here for high-quality sport  shirt of the type you

            manufacture.

c. Kalimat-kalimat meminta informasi :

         - Will you please send us your catalogue and price list for .......

d. Kalimat-kalimat penutup

          - we are looking forward to hearing from you

2. Balasan terhadap Equiry Letter (Replies)

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membalas equiry letter ialah :

a.Mengucapkan terima kasih atas surat enquiry (surat permintaan) yang dikirimkan

b.Berikan informasi yang diminta : katalog, daftar harga, tanggal pengriman, dan sebagainya

c.Berikan informasi tambahan ,jika perlu

d.Tutuplah surat dengan kata-kata yang merangsang untuk memberikan pesanan 

Kalimat-kalimat pembuka untuk memulai Surat Balasan Enquiry adalah sebagai berikut :

a.Many thanks for your enquiry of...

b.We are pleased to have your enquiry about...

c.We thank you for your letter of 6th January in which you enquire about...

d.In reply to your enquiry of 8 August we are enclosing...

e.Replying to your enquiry of 2 June...

Surat Pesanan (Order Letter)

Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa tertentu dari pembeli kepada penjual. Biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat penawaran atau daftar harga.

Kesulitan dalam pelaksanaan pelaksanaan pengiriman barang yang dipesan:

a.Barang-barang yang dipesan tidak ada lagi persediaannya

b.Seorang langganan meminta persyaratan khusus, misalnya: menunda pembayaran, penangguhan pengiriman dan sebagainya

c.Calon pembeli merupakan langganan baru yang harus diteliti kredibilitasnya dan untuk keperluan semacam ini biasanya si penjual meminta dua referensi.

Hal-hal yang diperhatikan dalam menulis Order Letter

Dalam pembuka:

a.Thank you for your offer of 1 July, which we accept on the terms quoted.

Dalam kualitas dan kondisi yang diinginkan

a.Weight and colour must be as sample supplied.

Dalam meminta harga dan potongannya

a. We agree to your price, but should like to know if you are prepared to grant us discount of 5% for a quanity of 2000.

Surat Keluhan (Complaint Letter)

Surat Keluhan adalah surat pemberitahuan kepada penjual atau pemilik barang yang tidak sesuai dengan pesanan dan disertai dengan tuntutan penyelesaian.

Surat Keluhan atau (Complain Letter) biasanya ditulis jika terjadi hal-hal seperti berikut :

1.Pengiriman barang yang terlambat.

2.Pengiriman barang yang salah atau rusak.

3.Pengiriman barang yang kurang atau lebih.

4.Mutu barang yang tidak sesuai.

Kalimat-kalimat yang diperlukan dalam menulis Surat Keluhan (Complaint Letter)•Mengenai barang yang salah atau mutunya rendah

a.You have supplied goods below standard we expected from samples

•Mengenai barang yang kurang

a.You have short-shipped this consignment by 100 kgs.

•Mengenai keterlambatan barang

a.Any delay now will cause us a loss of bussines.

•Mengenai pengepakan yang buruk

a.We regret that we have to complain about the way the goods packed.