Tujuan, Fungsi, Faktor Administrasi Perkantoran

Kegiatan Manajemen Administrasi

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.

Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.

Pengadministrasian seluruh kegiatan.

Menginventarisasi peralatan kantor.

Tujuan Manajemen Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut G.R. Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu :

Membantu perusahaan memelihara persaingan.

Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat

Membuat catatan dengan biaya minimal

Memberikan semua keterangan yang lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien

Memberikan catatan & laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.

Fungsi Manajemen Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain :

Pengendalian & pengawasan

Pengarahan & pengawasan

Pengarahan

Manajemen

Pengawasan

Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian

Manajemen & pengarahan

Tata laksana/penyelenggaraan

Pelaksana secara efisien

Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson :

Persyaratan

Metode

Pegawai

Material perlengkapan

Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yang terkait menurut H.Mac Donald :

Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical Factor)

Biaya perkantoran (Office Costs)

Haluan atau kebijakan perkantoran (Office Policies)

Kepegawaian perkantoran (Office Personel)

Metode perkantoran (Office Methods)

Perlengkapan perkantoran (Office Equipment)

Bidang kerja dalam Manajemen Perkantoran menurut Charles O. Libbey :

Peralatan & mesin (Appliance and Machine)

Perbekalan & alat tulis (Supplies and Stationery)

Metode (Methods)

Tata warkat (Records)

Kontrol pejabat pimpinan (Executive Controls)

Ruang perkantoran (Office Space)

Komunikasi (Communications)

Kepegawaian kantor (Office Personnel)

Perabotan dan perlengkapan kantor (Furniture and Equipment)

Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:

Menggandakan (Duplicating)

Mengirim surat (Mailing)

Mengetik (Typing)

Menghitung (Calculating)

Menyimpan warkat/arsip (Filing)

Menelepon (Telephoning)

Memeriksa (Checking)

Etika Menerima Tamu

Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :

• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
• Berikan sapaan ramah kepada tamu.

1.Penanganan Ruangan Tamu

Sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :
• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :
- buku tamu
- kartu pengenal tamu
- majalah/koran
- brosur/katalog perusahaan
- tempat sampah/asbak
• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.

2. Tata Cara Mengantar dan Melayani Tamu

a)     Jangan membeda-bedakan tamu

b)     Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan

c)      Apabila tamu datang segera sambut

d)     Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menuju kearah dengan telunjuk adalah sifat yang tidak sopan.

e)     Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan berjalan agak ke depan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok ke belakang untuk memperhatikan jalan tamu.

f)       Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam

g)     Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu di ruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor

Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :

a)    Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat

b)    Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan.

c)     Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.

d)     Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis di kertas catatan.

e)    Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.

Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :
a. Bersikap sopan dan ramah
b. Berkepribadian menarik
c. Bijaksana
d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainnya.

Cara Pelayanan Tamu Kantor
Sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
1. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
 2. Memberikan kesan yang paling menyenangkan
 3. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat.
 4. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.
5.  Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu.
6. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang diungkapkan oleh tamu.
7. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agar meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.

Jenis-jenis Tamu dan Cara Pelayanannya:

Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:

1. Tamu dengan perjanjian
2. Tamu tak dikenal
3. Tamu yang menolak memberitahu keperluannya mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut. Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.
4. Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan
5. Anggota keluarga atau teman atasan
6. Tamu yang tak diingikan
7. Pramuniaga atau salesman
8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik
9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretaris

10.         Tamu ketika atasan membatalkan janji

Etika Bertelepon

Hal-Hal Penting Dalam Etika Bertelepon

1.    Jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali
2.    Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon.

3.    Berkata dengan sopan dan hangat.
4.    Hindari kata-kata yang bias menyinggung perasaan penelepon.

                 

Langkah-Langkah dan Teknik Menelepon
1.    Siapkan nomor telepon.
2.    Tekan nomor telepon yang dituju.
3.    Ucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda.
4.    Mengutarakan maksud dan tujuan bertelepon.
5.    Ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan

Langkah-Langkah Dan Teknik Menerima Telepon
1.    Segera angkat telepon jika berdering.
2.    Ucapkan salam begitu Anda menjawab telepon
3.    Tanyakan nama dan identitas penelepon serta maksud dan tujuan penelepon.
4.    Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5.    Mengucapkan salam penutup.

Hal-Hal Yang Tidak Boleh Dilakukan Pada Saat Komunikasi Menggunakan Telepon

1.    Suara terlalu keras.
2.    Bicara di telepon sambil makan atau berdecak.
3.    Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon
4.    Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5.    Berbicara dengan nada memerintah.
6.    Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.

Aktivitas Manajemen Kantor

Pekerjaan atau aktivitas manajemen perkantoran antara lain:

a. Menentukan informasi yang akan dibuat, di mana, dan oleh siapa.

1.      Membuat sistem informasi manajemen serta prosedur kerja yang baik.

2.      Melaksanakan penyederhanaan kerja untuk mencapai efisiensi dan meningkatkan produktivitas.

3.      Membuat konsep surat, formulir, dan laporan.

4.      Mengoordinasikan pekerjaan kantor dan non kantor.

b. Menentukan proses yang akan digunakan.

1.      Memilih mesin dan alat-alat yang mendukung kerja kantor

2.      Mengembangkan data processing.

3.      Mendistribusikan informasi.

c. Mengelola sistem pencatatan dan pengarsipan

1.      Merancang sistem pengarsipan yang baik.

2.      Merancang sistem pencatatan untuk menelusuri arsip atau bukti tanda terima dan mem-ermudah kebijakan atasan, dan lain-lain.

d. Membangun dan menjaga organisasi kantor yang efektif.

1.      Memanfaatkan organisasi formal dan informal.

2.      Menciptakan hubungan kerja yang baik.

3.      Mengatur tata ruang kantor / office layout yang baik.

4.      Mengatur lingkungan kerja kantor yang baik.

e. Mendukung personel kantor untuk memberi hal terbaik bagi organisasi

1.      Melakukan pengawasan dan pengendalian.

2.      Mengatur pelatihan pegawai dan memotivasi pegawai.

3.      Membuat program pengembangan informasi.

f. Mengukur dan mengevaluasi informasi.

1.      Membuat standar kantor.

2.      Mengatur office manual dan digital.

3.      Memelihara kualitas dan kuantitas kerja.

4.      Menyusun budget kantor.

5.      Mengatur biaya kantor.