Pages

Subscribe:

Rabu, 07 Mei 2014

Etika Menerima Tamu

Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :
• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
• Berikan sapaan ramah kepada tamu.

1.Penanganan Ruangan Tamu
Sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :
• Ruangan
harus nyaman, bersih dan rapi.
• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :
- buku tamu
- kartu pengenal tamu
- majalah/koran
- brosur/katalog perusahaan
- tempat sampah/asbak
• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.

2. Tata Cara Mengantar dan Melayani Tamu
a)     Jangan membeda-bedakan tamu
b)     Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan
c)      Apabila tamu datang segera sambut
d)     Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menuju kearah dengan telunjuk adalah sifat yang tidak sopan.
e)     Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan berjalan agak ke depan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok ke belakang untuk memperhatikan jalan tamu.
f)       Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam
g)     Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu di ruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :
a)    Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat
b)    Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan.
c)     Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.
d)     Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis di kertas catatan.
e)    Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.

Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :
Menurut
Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :
a. Bersikap
sopan dan ramah
b. Berkepribadian
menarik
c. Bijaksana
d. Mempunyai
cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainnya.

Cara Pelayanan Tamu Kantor
Sekretaris yang bertugas menerima
tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
1. Mengetahui
nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
 2. Memberikan
kesan yang paling menyenangkan
 3. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat.
 4. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh
dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.
5.  Menghubungi
pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu.
6. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang diungkapkan oleh tamu.
7. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agar meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.
Jenis-jenis Tamu dan Cara Pelayanannya:

Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:
  1. Tamu dengan perjanjian
  2. Tamu tak dikenal
  3. Tamu yang menolak memberitahu keperluannya mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut. Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.
  4. Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan
  5. Anggota keluarga atau teman atasan
  6. Tamu yang tak diingikan
  7. Pramuniaga atau salesman
  8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik
  9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretaris

10.         Tamu ketika atasan membatalkan janji

5 komentar:

  1. Maaf yang point jenis-jenis tamu dan cara pelayananya kok gak ada penjelasan yang detail saya jadi bingung?

    BalasHapus
  2. Alhamdulillah semoga atas bantuan ki witjaksono terbalaskan melebihi rasa syukur kami saat ini karna bantuan aki sangat berarti bagi keluarga kami di saat kesusahan dengan menanggun 9 anak,kami berprofesi penjual ikan di pasar hutang saya menunpuk di mana-mana sempat terpikir untuk jadikan anak bekerja tki karna keadaan begitu mendesak tapi salah satu anak saya melihat adanya program pesugihan dana gaib tanpa tumbal kami lansung kuatkan niat,Awalnya suami saya meragukan program ini dan melarang untuk mencobanya tapi dari yg saya lihat program ini bergransi hukum,Saya pun tetap menjelaskan suami sampai dia ikut yakin dan alhamdulillah dalam proses 1 hari 1 malam kami bisa menbuktikan bantuan aki melalui dana gaib tanpa tumbal,Bagi saudara-saudaraku yg butuh pertolongan silahkan
    hubungi Ki Witjaksono di:O852-2223-1459
    supaya lebih jelas
    silahkan klik-> PESUGIHAN TANPA TUMBAL

    BalasHapus
  3. Terima kasih untuk materi etika menerima tamunya. Silahkan kunjungi juga kumpulan materi adminitrasi perkantoran yang ada di Portal-ilmu.com . Terima kasih. :)

    BalasHapus