Menulis Surat Dalam Bahasa Inggris

Sebelum memulai membuat surat yaitu karakteristik surat terlebih dahulu. Adapun karateristik (The characteristics of business letter) sering dikenal dengan sebutan 7C sebagai berikut:

a.            Clear (Jelas)

b.            Concise (Singkat)

c.             Complete (Lengkap)

d.            Courteous (Sopan)

e.            Concrete (Bisa dipercaya)

f.              Clean (Rapi)

g.            Careful (Hati-hati)

Kita juga harus memahami dari bagian-bagian yang harus ada pada surat (Parts and the usage):

a.            Heading/Letter Head

b.            Date Line

c.             Reference Line/Reference Number

d.            Inside Address

e.            Attention Line

f.              Salutation

g.            Subject Line/Re-line

h.            Body of letter

i.              Complementary Close

j.              Signature

k.            Enclosure

a.      Heading/Letter Head

1.      Dicetak dengan berbagai huruf

2.      Bentuknya menarik

3.      Umumnya berada di bagian atas

    Content : Name of Company, complete address, telephone number, facsimile number, kind of business activity

    Additional : Name of director, Address of branch office, bankers, post office (PO) Box, symbol of the company, motto

b.     Date Line

1.      Dicantumkan 3 sampe 6 baris (space) dibawah letter head

2.      Sebelah kiri/kanan tergantung bentuk surat

3.      Tidak perlu didahului nama kota (sudah tertera pada letter head)

Tanggal, bulan, tahun, ditulis lengkap. Dianjurkan untuk tidak menggunakan angka semua karena perbedaan penulisan tanggal antara British dan American akan membuat bingung sipembaca. Contoh 5-8-2012 akan terdapat dua pendapat, yaitu  sebagai berikut:

    -British : 5th August 2012

    -American : May 8th, 2012

c.      Reference Line

Berisi inisial pengonsep dan pengetik (singkatan nama orang yang mendiktekan/pengonsep/penandatangan dan pengetik surat)

Diletakkan diatas sebelah kiri sejajar dengan date line

 

    - Ref. HH/AP

    HH: Inisial penandatangan, singkatan dari Horison Heywood

    AP: Inisial typist/pengetik, singkatan dari Anne Palmer

    - Ref. HH/AP/B3

    B3: nomor filling

    - Ref. line yang sering digunakan  dalam membalas surat:

    Your ref. HW/SC/221 >>>>>>>>> Ref. surat yang dibalas

    Our ref. HH/AP/B3>>>>>>>>>Ref. pembalas surat

d.     Inside Address

1.      Nama lengkap dan alamat perusahaan/orang yang dikirimi surat

2.      Ditulis 4-6 baris bawah date line

3.      Bisa berbentuk block form atau indent form

e.      Attention Line

Digunakan jika surat ditujukan pada orang terntentu dalam suatu perusahaan, ditulis 2 baris dibawah inside address.

Contoh:

Mr. John White, Sales Manager,

Miland Electric Co. Ltd,

25 Trinity Place, Macstown,

England MA 127 QE

For the attention : MR. Adminton

Purchase Manager

    Jika tidak tahu alamat rumah tujuan, tapi tahu alamat pekerjaan, boleh denga cara sebagai berikut:

Mr. John White, Sales Manager,

c/o 25 Trinity Place, Macstown,

England MA 127 QE

c/o = Care Of

Att = Attention