Organisasi pengelolalaan surat menyurat

Dalam organisasi surat menyurat akan dikenal petugas, penghimpun, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah dan peñata arsip.

Prmbagian tugas penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan piñata berkas secara umum dalam mengurus surat masuk diatur sebagai berikut:

a)  Penerima, bertugas:

1)        Menerima surat

2)        Memeriksa jumlah dan alamat surat

3)        Member paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat.

4)        Meneliti tanda tangan kerahasiaan surat, kesesuaiaan isi surat serta kesahaan surat.

5)        Meneruskan surat kepada penyortir.

b)  Penyortir, bertugas:

1)        Menerima surat masuk

2)        Mengelempokan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok surat pribadi.

3)        Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat

4)        Meneliti lampiran surat

5)        Membukukan tanda penerimaan pada setiap surat.

6)        Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya.

c)  Pencatat, bertugas:

1)        Menerima, menghitung, dan mencatat surat yang telah diteliti

2)        Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali lembar pengantar surat rahasia.

3)        Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah.

d) Pengarah, bertugas:

1)   Menerima,  meneliti surat yang sudah dilampiri lembar pengantar atau kartu kendali, umtuk diarahkan dengan menunjukan siapa pengolah surat.

2)   Menyampaikan surat di atas kepada pengolah, dengan melalui petugas tata usaha sekolah.

3)   Menyampaikan arsip kartu kendali.

e)  Pengolah, bertugas:

1)   Menerima srat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia.

2)   Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya. Dalam pengambalian ini disertakan tindakan pengendalian surat dan lembar-lembar pengantarurat. Sedang surat rahasia hanya lembar pengantarnya saja sikembalikan.

f)   Peñata arsip, bertugas:

1)   Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada almari berkas sesuai dengan system klasifikasi yang berlaku.

2)   Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya.

3)   Mengirim kartu kendalilain kepada pengolah, sebagai bukti bahwa surat yang telah diolah, disimpan di bagian arsip.

3.Peranan Guru dalam Tata usaha sekolah.

Telah disebutkan bahwa tugas utama gruru yaitu mengelola proses belajar mengajar dalam syatu lingkungan tertentu, yaitu sekolah. Sekolah merupakan subsistem pendidikan nasional dan di samping sekolah, system pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen, kmponen lainya. Guru harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya.

Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrai atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting. Dalam menetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personaalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.

Administrasi sekolah terutama yang beraitan dengan ketata usahaan adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pkerjaan yang didasarkan atas kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel sekolah terutama guru harus ikut terlibat.

Di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 1992, pasal 20 disebutkan bahwa:”Tenaga kependidikan yang akan ditugaskan untuk bekerja sebagai pengelola satuan pendidikandan pengawas pada jenjang penfifikan dasar dan menengah, dipilih dari kalangan guru.” Ini berarti, bahwa selain perananya untuk menyikseskan kegiatan administrasi sekolah terutama dalam linglup tata usaha di sekolah, guru perlu secara sunggug-sungguh menimba pengalaman dalam administrasi sekolah terutama dalam hal tata usaa sekolah, jika karier yang ditempuhnya nanti adalah pengawas, kepala sekolah atau pengelola satuan pendidikan yang lain.

Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, Beberapa di antaranya ialah:

1)      Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah

2)      Merumuskan kebijakan tentang  pembagian tugas mengajar guru-guru

3)      Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid

4)      Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah

5)      Berperan sebagai Penerima, Penyortir, Pencatat, Pengarah, Pengolah, Peñata arsip pada proses surat menyurat.